KITA-Rechner mit PrevionDOX
Die KI bereitet vor, der Mensch entscheidet
Key Facts
Kunde
Technologien
Der Auftrag
Die Stadt Aarau betreibt ein KI-Lab, in dem sie neue Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz evaluiert, testet und Empfehlungen für deren Einsatz abgibt. Ein konkreter Anwendungsfall bot sich bei den
Kinderbetreuungssubventionen: Eltern reichen dafür Betreuungsverträge, Steuerunterlagen und Lohnausweise ein, die heute manuell gesichtet und erfasst werden. Die Stadt wollte herausfinden, ob sich dieser Intake-Prozess mit KI einfacher und effizienter gestalten lässt.
Dafür eignete sich PrevionDOX, unser Low-Code-Tool zum Auslesen von Informationen aus unstrukturierten Dokumenten. Ursprünglich gemeinsam mit einem Kunden aus dem öffentlichen Sektor für die Sozialhilfe entwickelt, sollte es sich nun in einem neuen Prozess beweisen. Die Erwartungen der Stadt waren klar: das Tool mit Beispieldaten aktiv testen, verstehen, was mit bestehenden Tools möglich ist, und den ganzen Prozess End-to-End durchspielen, von der Eingabe im Webformular über die Dokumentenprüfung bis zum fertigen Gesuch.
Das Projekt verlief in drei Phasen: Wir bauten den Prototyp auf und führten das Team der Stadt im Kick-off und Onboarding ein. In der Testphase prüfte der Fachbereich das Tool mit anonymisierten Daten anhand typischer Arbeitsabläufe. Zum Schluss wurden die Ergebnisse gemeinsam beurteilt und in einem Abschlussbericht dokumentiert.
Das Ergebnis
Ein Prototyp, der Eltern Schritt für Schritt durch den Antrag führt und der Stadt Aarau ein geprüftes, vollständig ausgefülltes Subventionsgesuch mit allen Belegen liefert. Alle acht definierten Erfolgskriterien des Proof of Concept wurden erfüllt.
Geführter Antrag ohne Login: In zehn Schritten erfassen Eltern Familiendaten, laden Dokumente hoch und sehen am Ende den berechneten Unterstützungsbeitrag. Felder und Dokumente werden nur verlangt, wenn die Familiensituation sie erfordert.
KI liest die Dokumente aus: PrevionDOX verarbeitet Betreuungsverträge, Steuerveranlagungen, Quellensteuerbescheinigungen, Lohnausweise und Vollmachten. Für jede Dokumentart ist ein festes Feldschema hinterlegt, jeder Wert erhält einen Konfidenzwert. Unsichere Werte werden nicht übernommen, sondern bleiben für die Eltern zum Ausfüllen leer.
Berechnung nach klaren Regeln: Der Unterstützungsbeitrag wird rein regelbasiert und ohne KI berechnet. Die Resultate wurden gegen den bisherigen Kitarechner und die manuelle Berechnung der Stadt geprüft und bestätigt.
Human-in-the-Loop: Die KI bereitet vor, entscheiden tun Menschen. Eltern prüfen und
korrigieren alle ausgelesenen Werte, die Stadt sieht jedes Gesuch inklusive Dokumenten und Protokoll der KI-Aufrufe. Entscheid und Verfügung bleiben bei der Stadt Aarau.
Bestehende Formulare als Output: Die Word-Formulare der Stadt werden automatisch befüllt und als PDF erzeugt, das gewohnte Layout bleibt unverändert.
Anpassbar ohne Programmierung: Tarife, Module, Abzüge, Kinderzuschläge und sogar das eingesetzte Sprachmodell lassen sich in der Administration pflegen.
Schnelle Iterationen: Rückmeldungen aus der Testphase, etwa zur Rundung auf 5 Rappen oder zur Prüfung von IBAN und AHV-Nummer, konnten wir laufend umsetzen. Das Tool lief über den gesamten Testzeitraum stabil und ohne technische Störungen.
Die Auswirkungen
Die Stadt Aarau weiss jetzt, wie eine digitale Gesuchserfassung in der Praxis funktioniert. Der klare, regelbasierte Ansatz sorgt für eine konsequente Gleichbehandlung aller Gesuche, während der analoge Zugang für unterstützungsbedürftige Personen erhalten bleibt. Die Erkenntnisse fliessen direkt in die Entscheidungsfindung ein.
Der Nutzen reicht über die Kinderbetreuung hinaus: Weil sich PrevionDOX auf Eingabe, Extraktion und Vorvalidierung konzentriert, lässt sich die Logik auf weitere kommunale Formular- und Bewilligungsprozesse übertragen.
Für Previon Plus bestätigt das Projekt, was PrevionDOX ausmacht: ein Werkzeug, das sich schnell an neue Prozesse der öffentlichen Hand anpassen lässt und dabei Sicherheit, Transparenz und Struktur in den Mittelpunkt stellt.
Das sagt der Kunde über uns
«Die erfolgreiche Zusammenarbeit hat massgeblich dazu beigetragen, den Gesuchprozess effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten. Die entwickelte Lösung unterstützt Antragsstellende bei der Eingabe ihrer Gesuche und trägt gleichzeitig zu einer höheren Qualität sowie einer effizienteren Bearbeitung der eingereichten Anträge bei.»
Barbara Schaffner
Stadt Aarau, Teamleiterin Subventionen Familien- und Schulergänzende Tagesstrukturen